Outlook PST-Dateien mit OneDrive automatisch sichern (POP3)

Es ist ein bekanntes Problem, dass OneDrive Probleme hat, Outlook pst-Dateien zu sichern, wenn sie im Standardordner liegen. Und das ist, wenn OneDrive aktiv ist und Dokumente sichern, eben in OneDrive/Dokumente/Outlook-Dateien. OneDrive kann also aktive genutzte pst-Dateien nicht sichern. Daher hier die Lösung für dieses Problems.

pst-Dateien aus OneDrive verschieben

Die pst-Dateien müssen an einen lokalen Ort außerhalb OneDrive verlagert werden. Dann können sie mit einem Skript und dem Aufgabenplaner bei jeder Anmeldung ins OneDrive gesichert werden. Outlook kann aber nicht mehr auf die pst-Dateien schreiben, nachdem sie verschoben werden und beim nächsten Outlook-Start ausgewählt werden. Daher muss so vorgegangen werden:

  • Outlook auf „offline arbeiten“ schalten und schließen, OneDrive anhalten und schließen
  • pst-Dateien an den neuen Ort, in unserem Fall C:\Users\NAME\Outlook-Daten kopieren
  • anschließend umbenennen (sonst können sie später nicht in Outlook hinzugefügt werden)
  • Outlook starten, Datei, Kontoeinstellungen, Datendateien (2. Tab)
  • Neu …, kopierte pst-Dateien hinzufügen (Outlook2.pst, Archive.pst, …)
  • Standard auf neue Hauptdatei setzen
  • Outlook beenden und neu starten
  • Kontoeinstellungen, E-Mail (1. Tab)
  • Ordner wechseln ggf. bei allen relevanten Mailkonten auf zB Outlook2.pst/Posteingang
  • Outlook wieder online schalten
  • pst-Dateien, die noch im OneDrive liegen, in Outlook, dann in OneDrive entfernen

Batch-Datei für pst-Backup erstellen

Notepad (bzw. Editor der Wahl öffnen) und folgenden Code einfügen:

:CHECK
tasklist | find /i "outlook.exe" >nul
if errorlevel 1 goto COPY
timeout /t 30
goto CHECK
:COPY
robocopy C:\Users\NAME\Outlook-Daten C:\Users\NAME\OneDrive\Dokumente\Outlook-Backup *.pst /MIR

Überprüft, ob Outlook läuft, wenn ja, 30 Sekunden warten. Wenn es nicht mehr läuft, startet robocopy.

Dann z.B. als outlook-backup.bat in den Benutzerordner speichern (C:\Users\NAME\)

Batch-Datei mit Aufgabenplanung ausführen lassen

  • Aufgabenplanung öffnen
  • Aktionen, Aufgabe erstellen
    • Tab Allgemein
      • (Outlook PST Backup), ggf. Beschreibung hinzufügen
      • Nur ausführen, wenn Benutzer angemeldet ist
      • Mit höchsten Privilegien ausführen
    • Tab Trigger
      • Aufgabe starten bei Anmeldung
    • Tab Aktionen
      • Neu, Programm  starten, Batch-Datei auswählen
    • Tab Bedingungen: leer
    • Tab Einstellungen
      • Ausführung der Aufgabe bei Bedarf zulassen
      • Beenden der aktiven Anwendung erzwingen, falls …
    • Aufgabe speichern

Nun werden bei jedem Neustart die Outlook-Dateien in den Onedrive-Backupordner gesichert und können hochgeladen werden.